Vergaderen: waar moet je op letten bij het kiezen van de juiste vergaderlocatie?

Bij het voorbereiden van een vergadering denk je meestal het eerst aan de inhoud: wat moet er op de agenda? Toch moet je ook goed nadenken over de juiste vergaderlocatie. Niet alleen voorbereiding en inhoud maar zeker ook de plek die je kiest, bepalen het succes van je vergadering. De juiste vergaderlocatie beïnvloedt voor een groot deel de sfeer waarin de vergadering verloopt en daarmee ook een groot deel van het resultaat.

Waar moet je nou op letten als je de juiste vergaderlocatie kiest? Hier vind je het antwoord.

1. Let op uitstraling en sfeer

Gaat het om snelle, zakelijke en to the point besluitvorming, kies dan voor een industriële omgeving zonder opsmuk. Wil je een productievere en creatievere workflow zoek dan een ruimte met sfeer, uitstraling en eigen identiteit.

 

2. Kies de juiste hulpmiddelen

Niets is zo vervelend als tijdens het vergaderen te moeten ontdekken dat de juiste hulpmiddelen ontbreken. De juiste vergaderlocatie beschikt over minimaal een (high definition) beamer en een flipover. Dat er daarnaast ook voldoende papier, stiften en pennen zijn, spreekt voor zich. Controleer dat vooraf wel.

 

3. Zorg voor een rustige werkomgeving

Wat er ook gebeurt, je collega’s en jij moeten in elk geval ongestoord kunnen werken. Dat begint met een goed geïsoleerde ruimte voor alleen je eigen groep. Pottenkijkers horen daarin niet thuis. Dus ook geen bedienend personeel. Zorg voor elementaire verzorging, zoals koffie, thee en water, in de ruimte zelf. Moet een en ander tijdens de vergadersessie ververst worden, maak dan goede afspraken – over pauzetijden bijvoorbeeld of over bezorging voor de deur.

Voor meer tips voor resultaatgericht werken in de juiste vergaderlocatie kijk ook eens op 10 tips voor effectief vergaderen.

 

4. Kies de juiste verzorging

Een goed werkproces vraagt om goede brandstof. Die bevordert de concentratie en alleen zo kom je tot de beste uitkomsten. Het gaat daarbij om meer dan alleen een koekje bij de koffie of de thee. Zeker als een vergadersessie meerdere uren duurt, of misschien zelfs een hele dag. de juiste vergaderlocatie springt daar adequaat op in en kan alle vormen van horeca-ondersteuning bieden. Let daarom ook op lunch- en dinermogelijkheden die de juiste vergaderlocatie aanbiedt. En niet te vergeten de mogelijkheid tot een ontspannen borrel achteraf.

 

5. Let op deskundigheid en vakbekwaamheid van het personeel

Vergaderingen begeleiden is een vak apart. Het vraagt om een andere hospitality benadering dan bij het uitserveren van een maaltijd in een restaurant. De juiste vergaderlocatie dient daarom te beschikken over deskundig en vakbekwaam personeel. Weeg ook dat mee en kies voor een bedrijf dat ervaren is in het verzorgen van vergaderingen.

Waarom zou je voor ‘de Hemel’ kiezen als juiste vergaderlocatie?

De Commanderie van Sint Jan beschikt over diverse vergaderruimtes, elk met een eigen sfeer. Benieuwd welke ruimte het beste bij je vergadering past? Kijk eens op deze pagina voor vergaderingen.

Bij alle vergaderarrangementen van de Hemel is een volledige set vergaderequipment inbegrepen.

Ook als het gaat om deskundigheid op het gebied van effectieve vergaderbegeleiding is ‘de Hemel’ de juiste vergaderlocatie. De verzorging is tip top in orde en alleen het personeel met ruime ervaring wordt ingezet. Tenslotte – niet onbelangrijk – alle koffie wordt vers gebrand in onze eigen koffiebranderij Holy Beans.

We doen het graag en we doen het al jaren. Met succes. Kom langs en overtuig je ervan: ‘de Hemel’, de juiste vergaderlocatie

/* Custom Archives Functions Go Below this line */ /* Custom Archives Functions Go Above this line */

10 tips voor effectief vergaderen

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: een vergadering die erg uitloopt, waar de sprekers continue lijken af te dwalen, en de concentratie ver te zoeken is. Dit is niet alleen vervelend tijdens de betreffende vergadering, maar het kan ook de motivatie voor toekomstige vergaderingen ondermijnen. Toch kan het lastig zijn om een goede werkflow te behouden, zeker tijdens vergaderingen met een langere tijdsduur. Hoe zorg je ervoor dat je to-the-point blijft? Dat jullie met een geslaagd gevoel de vergadering kunnen afsluiten? Om jullie hiermee te helpen hebben wij deze tien tips voor effectief vergaderen opgesteld.

 

1. Een goede voorbereiding is het halve werk

Zorg dat de deelnemers relevante stukken van te voren hebben doorgenomen en dat iedereen op de hoogte is van het doel van de vergadering. Zo weten alle deelnemers al voordat de vergadering start wat zij kunnen verwachten en wat het doel is. Bovendien zijn zij al in de gelegenheid gesteld om na te denken over hun bijdrage aan de vergadering. Hierdoor kom je sneller tot de kern en wordt de effectiviteit van het vergaderen vergroot.

2. Zorg voor een duidelijke rolverdeling

Om effectief te kunnen vergaderen, is het belangrijk helder af te spreken wie de vergadering zal leiden of faciliteren, maar vergeet ook niet iemand aan te wijzen voor de verslaglegging en stel iemand aan die het tijdmanagement in de gaten zal houden.

3. De Agenda

Maak van te voren een helder overzicht met de agendapunten van de vergadering. Pro-tip voor écht effectief vergaderen: onderscheid je agendapunten op basis van prioriteiten. Zorg dat de agendapunten met de hoogste prioriteit als eerst aan bod komen. Maar let op: zorg er wel voor dat de opbouw van de vergadering zijn logica behoudt.

4. De juiste werkomgeving is key

Een sfeervolle ruimte creëert een creatievere werkflow. Ook een afwisseling van de standaard werkplek kan je vergadering een boost geven. Daarbij is een goede lichtinval essentieel voor een effectieve vergadering. De Commanderie van Sint Jan kent diverse zalen met een rustieke sfeer en een goede lichtinval. Benieuwd welke vergaderruimte het beste bij jouw bedrijf past of direct een ruimte boeken? Dat kan via deze Link. Voor meer tips hoe de perfecte vergaderlocatie te kiezen, kijk eens op vergaderen: hoe kies je de juiste vergaderlocatie?

5. Een juiste opstelling is essentieel voor effectief vergaderen

Voor een productieve vergadering is het belangrijk na te denken over de juiste opstelling. Vraagt het doel van jullie vergadering om een worldcafé, een theater of toch om een centrale U-vorm opstelling. Bij de Hemel kunt u van te voren aangegeven welke opstelling het beste bij u past. Onze collega’s zetten de vergaderruimte naar wens klaar, zodat u direct bij binnenkomst kunt starten.

6. Zorg voor goede catering

Een goed werkproces vraagt om goede brandstof. Zorg er dus voor dat er voldoende eten en drinken aanwezig is. Zo voorkom je dat er mensen gedurende de vergadering weglopen om iets te snacken of een dorstlesser te halen. Vergader je buiten de deur? Boek dan een locatie dat een koffie- en theebuffet aanbiedt. Zo worden jij en je collega’s niet gestoord en kunnen jullie het meest effectief vergaderen. De hemel biedt diverse opties qua catering aan zoals de Brouwerslunch, buffetten en aansluitende borrels. De speciale arrangementen hiervoor kan je vinden via: https://restaurantdehemel.nl/nl/vergaderingen/ 

7. Timemanagement

Blijf to-the-point en dwaal niet af. De agenda en de facilitator helpen hierbij. Wijs ook van te voren iemand aan die eindverantwoordelijk zal zijn voor het timemanagement tijdens de vergadering. Maar let op: iedereen is verantwoordelijk voor een goede timemanagement. Daarbij helpt het ook om de deelnemers van te voren al te vragen na te denken over het doel van de vergadering en de verschillende agendapunten (zie tip 1: Een goede voorbereiding is het halve werk)

8. Zorg voor goede verslaglegging

Voor een echt effectieve vergadering, is een goede verslaglegging essentieel. Spreek dus van te voren duidelijk af wie er notulen maakt tijdens de vergadering, maar ook wie ze naderhand zal uitwerken en rondsturen naar alle deelnemers.

9. Maak afspraken over de opvolging

Want hoe effectief je ook vergadert, als er uiteindelijk niets met de uitkomst van de vergadering wordt gedaan, schiet je er alsnog weinig mee op.

10. Sluit af met een borrel

Laat je collega’s vooraf weten dat jullie zullen afsluiten met een borrel. Zo haal je het sociale aspect eruit en kunnen jullie effectief vergaderen. De vergadering blijft op deze manier immers zakelijk en to-the-point. Bovendien krijgen alle collega’s zo de kans om in informele sfeer nog eens te reflecteren op de besproken zaken en wordt het team gevoel hiermee gesterkt. Dit creëert een goede, positieve werksfeer, wat de effectiviteit van toekomstige vergaderingen alleen maar ten goede kan komen 😊. Voor het borrelarrangement zie: https://restaurantdehemel.nl/nl/vergaderingen/

 

 

 

 

/* Custom Archives Functions Go Below this line */ /* Custom Archives Functions Go Above this line */