10 tips voor effectief vergaderen

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: een vergadering die erg uitloopt, waar de sprekers continue lijken af te dwalen, en de concentratie ver te zoeken is. Dit is niet alleen vervelend tijdens de betreffende vergadering, maar het kan ook de motivatie voor toekomstige vergaderingen ondermijnen. Toch kan het lastig zijn om een goede werkflow te behouden, zeker tijdens vergaderingen met een langere tijdsduur. Hoe zorg je ervoor dat je to-the-point blijft? Dat jullie met een geslaagd gevoel de vergadering kunnen afsluiten? Om jullie hiermee te helpen hebben wij deze tien tips voor effectief vergaderen opgesteld.

 

1. Een goede voorbereiding is het halve werk

Zorg dat de deelnemers relevante stukken van te voren hebben doorgenomen en dat iedereen op de hoogte is van het doel van de vergadering. Zo weten alle deelnemers al voordat de vergadering start wat zij kunnen verwachten en wat het doel is. Bovendien zijn zij al in de gelegenheid gesteld om na te denken over hun bijdrage aan de vergadering. Hierdoor kom je sneller tot de kern en wordt de effectiviteit van het vergaderen vergroot.

2. Zorg voor een duidelijke rolverdeling

Om effectief te kunnen vergaderen, is het belangrijk helder af te spreken wie de vergadering zal leiden of faciliteren, maar vergeet ook niet iemand aan te wijzen voor de verslaglegging en stel iemand aan die het tijdmanagement in de gaten zal houden.

3. De Agenda

Maak van te voren een helder overzicht met de agendapunten van de vergadering. Pro-tip voor écht effectief vergaderen: onderscheid je agendapunten op basis van prioriteiten. Zorg dat de agendapunten met de hoogste prioriteit als eerst aan bod komen. Maar let op: zorg er wel voor dat de opbouw van de vergadering zijn logica behoudt.

4. De juiste werkomgeving is key

Een sfeervolle ruimte creëert een creatievere werkflow. Ook een afwisseling van de standaard werkplek kan je vergadering een boost geven. Daarbij is een goede lichtinval essentieel voor een effectieve vergadering. De Commanderie van Sint Jan kent diverse zalen met een rustieke sfeer en een goede lichtinval. Benieuwd welke vergaderruimte het beste bij jouw bedrijf past of direct een ruimte boeken? Dat kan via deze Link. Voor meer tips hoe de perfecte vergaderlocatie te kiezen, kijk eens op vergaderen: hoe kies je de juiste vergaderlocatie?

5. Een juiste opstelling is essentieel voor effectief vergaderen

Voor een productieve vergadering is het belangrijk na te denken over de juiste opstelling. Vraagt het doel van jullie vergadering om een worldcafé, een theater of toch om een centrale U-vorm opstelling. Bij de Hemel kunt u van te voren aangegeven welke opstelling het beste bij u past. Onze collega’s zetten de vergaderruimte naar wens klaar, zodat u direct bij binnenkomst kunt starten.

6. Zorg voor goede catering

Een goed werkproces vraagt om goede brandstof. Zorg er dus voor dat er voldoende eten en drinken aanwezig is. Zo voorkom je dat er mensen gedurende de vergadering weglopen om iets te snacken of een dorstlesser te halen. Vergader je buiten de deur? Boek dan een locatie dat een koffie- en theebuffet aanbiedt. Zo worden jij en je collega’s niet gestoord en kunnen jullie het meest effectief vergaderen. De hemel biedt diverse opties qua catering aan zoals de Brouwerslunch, buffetten en aansluitende borrels. De speciale arrangementen hiervoor kan je vinden via: https://restaurantdehemel.nl/nl/vergaderingen/ 

7. Timemanagement

Blijf to-the-point en dwaal niet af. De agenda en de facilitator helpen hierbij. Wijs ook van te voren iemand aan die eindverantwoordelijk zal zijn voor het timemanagement tijdens de vergadering. Maar let op: iedereen is verantwoordelijk voor een goede timemanagement. Daarbij helpt het ook om de deelnemers van te voren al te vragen na te denken over het doel van de vergadering en de verschillende agendapunten (zie tip 1: Een goede voorbereiding is het halve werk)

8. Zorg voor goede verslaglegging

Voor een echt effectieve vergadering, is een goede verslaglegging essentieel. Spreek dus van te voren duidelijk af wie er notulen maakt tijdens de vergadering, maar ook wie ze naderhand zal uitwerken en rondsturen naar alle deelnemers.

9. Maak afspraken over de opvolging

Want hoe effectief je ook vergadert, als er uiteindelijk niets met de uitkomst van de vergadering wordt gedaan, schiet je er alsnog weinig mee op.

10. Sluit af met een borrel

Laat je collega’s vooraf weten dat jullie zullen afsluiten met een borrel. Zo haal je het sociale aspect eruit en kunnen jullie effectief vergaderen. De vergadering blijft op deze manier immers zakelijk en to-the-point. Bovendien krijgen alle collega’s zo de kans om in informele sfeer nog eens te reflecteren op de besproken zaken en wordt het team gevoel hiermee gesterkt. Dit creëert een goede, positieve werksfeer, wat de effectiviteit van toekomstige vergaderingen alleen maar ten goede kan komen 😊. Voor het borrelarrangement zie: https://restaurantdehemel.nl/nl/vergaderingen/