Vergaderen: waar moet je op letten bij het kiezen van de juiste vergaderlocatie?

Bij het voorbereiden van een vergadering denk je meestal het eerst aan de inhoud: wat moet er op de agenda? Toch moet je ook goed nadenken over de juiste vergaderlocatie. Niet alleen voorbereiding en inhoud maar zeker ook de plek die je kiest, bepalen het succes van je vergadering. De juiste vergaderlocatie beïnvloedt voor een groot deel de sfeer waarin de vergadering verloopt en daarmee ook een groot deel van het resultaat.

Waar moet je nou op letten als je de juiste vergaderlocatie kiest? Hier vind je het antwoord.

1. Let op uitstraling en sfeer

Gaat het om snelle, zakelijke en to the point besluitvorming, kies dan voor een industriële omgeving zonder opsmuk. Wil je een productievere en creatievere workflow zoek dan een ruimte met sfeer, uitstraling en eigen identiteit.

 

2. Kies de juiste hulpmiddelen

Niets is zo vervelend als tijdens het vergaderen te moeten ontdekken dat de juiste hulpmiddelen ontbreken. De juiste vergaderlocatie beschikt over minimaal een (high definition) beamer en een flipover. Dat er daarnaast ook voldoende papier, stiften en pennen zijn, spreekt voor zich. Controleer dat vooraf wel.

 

3. Zorg voor een rustige werkomgeving

Wat er ook gebeurt, je collega’s en jij moeten in elk geval ongestoord kunnen werken. Dat begint met een goed geïsoleerde ruimte voor alleen je eigen groep. Pottenkijkers horen daarin niet thuis. Dus ook geen bedienend personeel. Zorg voor elementaire verzorging, zoals koffie, thee en water, in de ruimte zelf. Moet een en ander tijdens de vergadersessie ververst worden, maak dan goede afspraken – over pauzetijden bijvoorbeeld of over bezorging voor de deur.

Voor meer tips voor resultaatgericht werken in de juiste vergaderlocatie kijk ook eens op 10 tips voor effectief vergaderen.

 

4. Kies de juiste verzorging

Een goed werkproces vraagt om goede brandstof. Die bevordert de concentratie en alleen zo kom je tot de beste uitkomsten. Het gaat daarbij om meer dan alleen een koekje bij de koffie of de thee. Zeker als een vergadersessie meerdere uren duurt, of misschien zelfs een hele dag. de juiste vergaderlocatie springt daar adequaat op in en kan alle vormen van horeca-ondersteuning bieden. Let daarom ook op lunch- en dinermogelijkheden die de juiste vergaderlocatie aanbiedt. En niet te vergeten de mogelijkheid tot een ontspannen borrel achteraf.

 

5. Let op deskundigheid en vakbekwaamheid van het personeel

Vergaderingen begeleiden is een vak apart. Het vraagt om een andere hospitality benadering dan bij het uitserveren van een maaltijd in een restaurant. De juiste vergaderlocatie dient daarom te beschikken over deskundig en vakbekwaam personeel. Weeg ook dat mee en kies voor een bedrijf dat ervaren is in het verzorgen van vergaderingen.

Waarom zou je voor ‘de Hemel’ kiezen als juiste vergaderlocatie?

De Commanderie van Sint Jan beschikt over diverse vergaderruimtes, elk met een eigen sfeer. Benieuwd welke ruimte het beste bij je vergadering past? Kijk eens op deze pagina voor vergaderingen.

Bij alle vergaderarrangementen van de Hemel is een volledige set vergaderequipment inbegrepen.

Ook als het gaat om deskundigheid op het gebied van effectieve vergaderbegeleiding is ‘de Hemel’ de juiste vergaderlocatie. De verzorging is tip top in orde en alleen het personeel met ruime ervaring wordt ingezet. Tenslotte – niet onbelangrijk – alle koffie wordt vers gebrand in onze eigen koffiebranderij Holy Beans.

We doen het graag en we doen het al jaren. Met succes. Kom langs en overtuig je ervan: ‘de Hemel’, de juiste vergaderlocatie